Flut an Mails und Informationen – So halten Sie sich den Kopf für die wichtigen Dinge frei

Fünf Tipps eines Basler Experten, wie man sowohl bei der Arbeit als auch privat besser den Überblick wahren kann.

Dina Sambar

Publiziert: 24.01.2024, 21:23Aktualisiert: 24.01.2024, 22:21

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Im Geschäft stapeln sich die Aufgaben, die Mailbox ist schon am Morgen voll, via digitalen Geschäftskanälen melden sich Arbeitskollegen und auf Whatsapp private Kontakte mit ihren Anliegen. Und bei alldem sollte man nicht vergessen, für den Geburtstag der Mutter noch Blumen kaufen zu gehen.

«Es gibt immer mehr technologische Möglichkeiten, mit denen man gemeinsam an Projekten arbeiten kann. Aufgrund von Befragungen wissen wir, dass unsere Mitarbeitenden dadurch Zugang zu sehr vielen Informationen erhalten und lernen müssen, wie sie diese verarbeiten können», sagt Serge Bärtschi, Organisationsentwickler bei der Schweizerischen Post AG.

Mögliche Folgen dieser ungeordneten Flut an Gedanken, Informationen und Verpflichtungen: Ineffizienz bis hin zur Überforderung. «Dagegen kann man etwas tun», sagt Steven Käser, Trainer und CEO bei Spielend Schaffen. Für die Mitarbeiter seiner Kunden – dazu gehört auch die Post – durchleuchtet der Basler Arbeitsabläufe und Informationskanäle und stimmt die digitalen Systeme aufeinander ab.

Verbesserungen können bereits mit neuen Gewohnheiten beginnen. Hier fünf Tipps von Steven Käser, mit denen auch Sie sich den Kopf für Wesentliches freihalten.

Das Grundprinzip besteht darin, dass alles, was uns ständig im Kopf herumschwirrt, erst auftaucht, wenn wir es wirklich brauchen. Das betrifft sowohl den Blumenstrauss der Mutter als auch das Bedürfnis, kurz etwas mit dem Chef zu besprechen: «Während der Arbeitszeit tauchen auch private Gedanken auf. Der Geist kann nicht zwischen privat und geschäftlich unterscheiden.»

Um den Kopf freizuhalten, sollen wir solche Aufgaben gedanklich auslagern. Ein gutes Beispiel hierfür sind Kalendereinträge: «Allerdings verwalten Kalender nur rund 5 Prozent der Dinge, die wir managen müssen», so Käser. Aus diesem Grund brauche es ein zuverlässiges System, das die verbleibenden 95 Prozent übernimmt.

Tipp 1: Legen Sie sich ein digitales Sammeltool zu

Dafür braucht es laut Steven Käser ein einfaches Sammeltool. «Es ist wichtig, dass Sie die Dinge dann sammeln, wenn sie auftauchen.» Er nutzt hierfür eine App (braintoss), mit der er sich in Sekunden Notizen, Fotos und Sprachnachrichten auf eine eigene Mailadresse senden kann. «Das erlaubt es mir, alles, was auftaucht und nicht sofort erledigt werden muss, schnell ins System einzubringen und mich dann wieder der Sache zu widmen, an der ich dran bin. Das hilft, präsent zu sein.» Doch nun müssen die Infos sinnvoll geordnet werden.

Tipp 2: Erstellen Sie daraus, falls nötig: Aufgaben

Was tun mit den gesammelten Elementen oder der vollen Inbox? «Bei jeder Mail überlegt man kurz, ob diese eine Aktion erfordert. Falls nicht, wird die Mail gelöscht oder abgelegt. Braucht eine Aktion weniger als zwei Minuten, erledigt man diese sofort. Ansonsten erstellen wir daraus eine Aufgabe.» Käser geht einmal täglich alle neuen gesammelten Elemente durch und entscheidet, was der nächste Schritt ist.

Tipp 3: Den nächsten Schritt immer klar definieren

Die Aufgaben sollen so konkret wie möglich sein und den unmittelbar nächsten Schritt enthalten. Also beispielsweise nicht «Geburtstag Mami organisieren», sondern «Tante anrufen, ob sie Kinderfotos heraussuchen kann». Käser dazu: «So muss ich nicht jedes Mal wieder andenken, was als Nächstes kommt.» Denn das sei einer der Hauptgründe, weshalb Menschen prokrastinieren. «Idealerweise habe ich auf meiner Liste nur sinnvolle Aufgaben, bei denen ich genau weiss, was zu tun ist, weil mein vergangenes Ich das für mich organisiert hat.»

Nun steht man aber möglicherweise vor dem Problem, dass die Aufgabenliste sehr lang geworden ist.

Tipp 4: Aufgaben in intelligente Listen ablegen

Wenn die Aufgabe, den Keller aufzuräumen, auftaucht, während man im Büro sitzt, macht das keinen Sinn. Deshalb sollte man die Aufgaben in intelligente Listen ablegen. Ein gutes Alltagsbeispiel dafür ist die Einkaufsliste. «Milch einkaufen» taucht erst auf, wenn man sich die Einkaufsliste im Supermarkt anschaut. Vorher muss man sich nicht mit der Milch befassen. Dieses Prinzip kann man auf alle geschäftlichen und privaten Aufgaben anwenden.

Käser hat beispielsweise eine «Unterwegs»-Liste, für Dinge, die er unterwegs erledigen kann, oder eine «Eines-Tages-Vielleicht»-Liste, für alle Aufgaben, die schön wären, aber keine Priorität haben. «So sorge ich dafür, dass meine richtige Aufgabenliste überschaubar bleibt und dort nicht monatelang Dinge wie ’Kelleraufräumen’ draufstehen.»

Einmal in der Woche überprüft er das Aufgabensystem auf Überschneidungen und schafft falls nötig Platz für neue wichtige Dinge. «Wenn man das tut, kann man sich darauf verlassen, dass die Entscheidungen in allen wichtigen Bereichen des Lebens getroffen sind und genug Zeit dafür eingerechnet wurde», so Käser.

Das System der kognitiven Externalisierung zeigt laut Serge Bärtschi bei den Mitarbeitern der Post nachhaltige Wirkung: «Im Training merken die Mitarbeitenden, was es für eine Erleichterung ist, wenn man Aufgaben aus dem Kopf streichen kann, bis der Computer einen daran erinnert.» Das Training habe postintern eine hundertprozentige Weiterempfehlungsquote.

Tipp 5: Installieren Sie zu Hause eine physische Inbox

Nicht alles kann man digital sammeln. Deshalb der letzte Tipp: Installieren Sie sich zu Hause eine physische Inbox. Bei Steven Käser ist das eine grosse Kiste: «Darin landet alles, was noch nicht abgeschlossen ist – zum Beispiel die Fernsteuerung, die eine neue Batterie braucht, oder Briefe, die noch einer Aktion bedürfen.»

So verhindert man, dass überall in der Wohnung unerledigte Dinge herumliegen.

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